Regels

Door betreding van de hal gaat u akkoord met de onderstaande regels! In het geval deze regels ruimte voor interpretatie overlaten geldt het oordeel van de organisatie.

1) In geval van brand, ontruiming of andere calamiteit dienen de instructies van het locatie personeel en de reguliere locatieprocedures gevolgd te worden.

2) Staffleden en Security hebben het recht bezoekers van het evenement te verwijderen, vanwege (maar niet beperkt tot) de volgende omstandigheden:

- Verstoring van de openbare orde, veiligheid en zeden.

- Het (vermoedelijk) onder invloed zijn van alcohol of drugs.

- Diefstal.

- Overmatige (geluids) overlast.

- Het vervuilen van het evenementterrein.

- Opzettelijk toebrengen van schade.

- Oponthoud op plekken waar een toegangsrestrictie geldt.

- Het niet naleven van de huisregels.

De organisatie is herkenbaar aan de rode shirt met organisatie vhm-events er op.

3) De organisatie heeft het recht bezoekers toegang tot de evenementruimtes te ontzeggen vanwege (maar niet beperkt tot) de volgende omstandigheden:

- De ruimte is vol.

- Minderjarigen bij een 18+ event.

- Bij 18+ events moet identificatie getoond kunnen worden zoals voorgeschreven door de Nederlandse wet.

4) Kinderen jonger dan 13 jaar dienen te allen tijde vergezeld te zijn van een meerderjarige begeleider. Kinderen jonger dan 5 jaar kunnen gratis toegang krijgen onder begeleiding van een volwassene (18+).

5) Vormen van lichamelijk contact zoals knuffelen, bespringen en onnodig ander lichamelijk contact dat gezien wordt als ongepast of ongewenst is niet toegestaan. Dit mag alleen gebeuren met instemming van de persoon in kwestie. Het (bij herhaling) niet respecteren van deze gedragsregel wordt gezien als een overtreding van de huisregels als vermeld in punt 2 en kan leiden tot verwijdering van het evenement en indien nodig aangifte bij de politie.

Bezoekers worden uitdrukkelijk verzocht om ongepast of ongewenst contact en de personen die deze gedragsregel niet respecteren te melden bij de organisatie.

6) Cosplay mag niet te onthullend zijn, aangezien ons evenement door alle leeftijden wordt bezocht. Borsten, kruis en billen moeten bedekt zijn met kleding. Obscene gebaren en handelingen zijn verboden.

7) Wapens (echte, replica’s of modelwapens) zijn ten strengste verboden. Cosplaywapens zijn enkel toegestaan als attribuut tijdens één van de officiële Cosplay Events. Cosplaywapens dienen in overeenstemming te zijn met en behandeld te worden volgens de Nederlandse Wapenwet.

8) Cosplay-attributen die op enige wijze de veiligheid negatief kunnen beïnvloeden zijn niet toegestaan.

De organisatie is te allen tijde bevoegd cosplaywapens en/of -attributen te verbieden of (tijdelijk) in beslag te nemen.

9) Voor alle persoonlijke apparatuur (ook mobiele telefoons) geldt dat publieke vertoning en/of het ten gehore brengen van auteursrechtelijk beschermd materiaal verboden is.

10) Marketingactiviteiten op het evenement zijn niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de organisator. Hieronder valt bijvoorbeeld de distributie van folders en flyers, het opstellen van borden of attributen en het houden van enquêtes, al dan niet met geluid. 

Het gebruik of de distributie van stickers of andere zelfklevende (reclame)materialen is verboden en kan leiden tot verwijdering van het evenement zonder restitutie. Ook het plakken op geparkeerde auto's is verboden.

11) Op het hele evenement geldt een rookverbod. Roken is toegestaan buiten, naast de entree van de locatie.

12) Het is niet toegestaan om eten of drank mee te nemen in alle evenementzalen, tenzij anders is aangegeven. Officiële dealers mogen drank en voedsel nuttigen achter hun stand; op voorwaarde dat het netjes blijft en eventueel afval op gepaste wijze wordt afgevoerd.

13) Het is beperkt toegestaan om (huis)dieren mee te nemen naar het evenement. De kans dat het dier in de problemen komt tussen de vele mensen is groot, en mensen met een dierenallergie vinden het niet fijn om hun weekend verpest te zien worden door de haren en/of afscheiding van het dier.

14) Het plaatsen van spullen en goederen in de onbewaakte garderobe is volledig voor eigen risico.

Extra regels standhouders.

Reservering

1. Zodra wij uw reservering hebben ontvangen wordt deze zo spoedig mogelijk verwerkt;

2. U krijgt een bevestiging via de mail of post (indien u geen mail adres heeft) met een factuur;

3. De gevraagde ruimte voor u is gereserveerd zodra wij de reservering hebben ontvangen. (bij niet voldoende ruimte wordt u dat medegedeeld en komt u op de wachtlijst);

4. LET OP. De reservering is niet vrijblijvend. Zodra deze reservering door ons is ontvangen dient u aan alle verplichtingen te voldoen volgens dit reglement.

Betaling

1. Betaling gaarne vooruit overmaken, ten minste vier weken voor het evenement, op rekeningnummer NL 22 ABNA 060.67.39.335 t.n.v. Ter / vhm-events o.v.v. factuurnummer en evenement. Zodra de betaling binnen is is de reservering voor ons definitief. De rekening wordt voortijdig gemaild of gestuurd. Een kopie is altijd bij de inschrijftafel op te vragen en wordt u later toegestuurd;
2. Na de controle op alle dieren, wordt het polsbandje verstrekt, deze wordt niet meer vooraf opgestuurd.
3. Bij afzegging binnen acht weken voor de aanvang van het evenement vindt geen restitutie plaats en bent u het eventuele bedrag nog verschuldigd;
4. Bij het niet verschijnen op een evenement, zonder schriftelijke afzegging, blijft u het factuurbedrag aan ons verschuldigd;
5. De reservering is niet vrijblijvend. 

Overigen

In dit hoofdstuk worden overige zaken die van belang zijn behandeld, denk hierbij aan de regeling over de polsbandjes en hoe de stroomvoorziening is geregeld.

Herkenbaarheid standhouders

Bij het aanmelden krijgen de standhouders polsbandjes. Deze goed zichtbaar dragen op uw bovenkleding, zodat het polsbandje makkelijk te zien is en er snel gecontroleerd kan worden. Standhouders zonder een goed zichtbaar polsbandje kunnen worden geweigerd bij de ingang.

Polsbandjes

Voor de eerste en tweede meter/tafel worden twee polsbandjes uitgegeven, iedere volgende meter/tafel wordt één polsbandje uitgegeven met een maximaal van vier polsbandjes per inschrijving. Indien u meer dan het aangegeven aantal personen bij u heeft wordt u verzocht om polsbandjes aan te schaffen ter waarde van de entreeprijs van de beurs. De polsbandjes zijn te verkrijgen bij de inschrijftafel.

Meubilair

Per meter/tafel is maximaal één stoel inbegrepen. Voor reservering van meer dan één meter/tafel is een maximum van drie stoelen. Indien er meer stoelen nodig zijn kan tegen een vergoeding stoelen worden gehuurd. De kosten van de stoelen kunnen per locatie verschillen.

Stroom

1. Geen stroom gebruiken anders dan door de organisatie is aangegeven. De organisatie heeft het recht om stroom af te sluiten alwaar overtreding plaatsvind;
2. De standhouder is zelf verantwoordelijk voor goede stroomhaspels;
3. Er mogen geen snoeren over de looppaden worden gelegd anders dan door de organisatie is aangegeven.

     Overigen

1. Tot slot het verzoek om teleurstellingen van de bezoekers te voorkomen om tot de sluitingstijd te blijven, tenzij u alles heeft verkocht;
2. De organisatie is niet aansprakelijk te stellen voor de kwaliteit van de verkochte en aangekochte goederen en/of dieren en ook niet voor verlies, diefstal, schade of letsel gedurende de gehele beursdag;
3. Voor stichtingen en verenigingen wordt één gratis stoel en tafel aangeboden;
4. Alles waar dit reglement en informatie formulier niet in voorziet beslist de organisatie.

De organisatie wenst iedereen een prettige beursdag toe.